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Digitalisierung der Gremienarbeit

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Geschrieben am 02.10.18 in Kategorie Antrag der Fraktion

Antrag

Wir, die CDU Fraktion fordern die Umstellung der Sitzungsunterlagen für die Arbeit im Gemeinderat auf digitale Form für den neue gewählten Gemeinderat ab 2019.

Die Veränderung muss folgende Bereiche umfassen:

  1. Einführung und Pflege eines Verwaltungssystems für Sitzungsunterlagen
  2. Ausstattung der Ratsmitglieder mit der nötigen Hard- und Software

Begleitinformationen

Bereits viele Stadt-, Gemeinde- und Kreisgremien haben die Digitale Gremienarbeit eingeführt. Bei Onlinerecherchen stößt man auf durchweg positive Erfahrungsberichte, diese reichen teilweise deutlich über fünf Jahre zurück (siehe u.a. in der Anlage).

Spezielle Apps auf Tablets werden i.d.R. durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt. Damit kann zum einen auf Ausdrucke und Versand oder das Drucken am privaten PC (Datenschutz) verzichtet werden.

 

Begründung

Die Digitalisierung ist ein Thema, welches aus mehreren Punkten in unseren Augen angegangen werden muss:

  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Nachhaltiger Umweltschutz
  • Verbesserter Informationsfluss
  • Datenschutz (DSGVO)

Die im Mai 2019 anstehenden Kommunalwahlen sind der, in unseren Augen richtige Zeitpunkt, um vom bisherigen auf das digitale System umzustellen.

Zeit- und Kostenersparnis

Sitzungsunterlagen zu erstellen ist eine zeitintensive Arbeit für Verwaltungsmitarbeiter, eine Arbeit, die wichtig und nicht zu vermeiden ist. Unserer Ansicht nach ist jedoch die Arbeitszeit, welche die Nachbereitung mit sich bringt ein zeitraubender Faktor, welcher deutliches Verbesserungspotenzial mit sich bringt. So müssen aktuell Sitzungsunterlagen für 30 Stadträte, den Bürgermeister, die beteiligten Mitarbeiter der Verwaltung, sowie die Ortsvorsteher ausgedruckt und verschickt werden. Der Zeitaufwand, sowie die Druck- und Versandkosten für diese im Schnitt 37 Teilnehmer für 4 Sitzungen im Monat sind unterm Strich Kosten und Zeit, die man sich sparen kann.

Verbesserter Informationsfluss

Durch den Zugriff auf Unterlagen und Protokolle zurückliegender Sitzungen und die Möglichkeit eines weitergehenden Informationszugriffs (Internet, Satzungen, Gesetze, Haushaltspläne usw.) während den Sitzungen erhöhen wir den Informationsfluss und somit auch die Qualität der Ratsarbeit.

Nachhaltiger Umweltschutz

Auch wenn die Sitzungsunterlagen zweiseitig gedruckt werden, so ist der Papierverbrauch für die Sitzungsunterlagen immens hoch. Neben den Zeit- und Kostengründen, ist, im Sinne der Nachhaltigkeit und des Umweltgedankens, die Umstellung auf digitale Sitzungsunterlagen ein wichtiger Aspekt.

Digital Natives und Digital Immigrants geht das zusammen?

Nicht jeder ist digital aufgestellt und nicht jeder ist bereit sich voll und ganz der Digitalisierung zu öffnen. Diese Tatsache ist uns bewusst und ein wichtiger Faktor, welchem wir uns nicht verschließen, sondern eine Herausforderung, welche wir annehmen.

In unseren Augen darf jedoch die Tatsache, dass nicht jeder den Fortschritt mitgeht, nicht der Grund dafür sein, dass man den Fortschritt verhindert.

Vielmehr sollte man denen, die sich nicht dem Fortschritt anschließen Ausnahmelösungen bieten. So könnten wir uns z.B. vorstellen, dass man denjenigen, die auf die altbewährten Papierunterlagen zurückgreifen möchten, die Möglichkeit bietet sich die Unterlagen drucken zu lassen und diese auf dem Rathaus abholen zu können (gerne gegen Gebühr).

 

Vorgehen

Folgende Schritte sind zur Umsetzung unseres Antrags nötig:

  1. Ermittlung der Kosten durch die Verwaltung, Sachgebiet IuK
  2. Dies beinhaltet auch die Erarbeitung der konkreten Planung und Eckdaten, wie z.B.
    1. Tablets kaufen oder leasen
    2. Private Nutzung zulässig oder untersagt
  1. Beschluss im Gemeinderat im Jahr 2018
  2. Einstellung der benötigten Finanzmittel in den Haushalt 2019
  3. Anpassung von Satzungen und Geschäftsordnungen
  4. Einführung und Pflege des digitalen Verwaltungssystems (schnellstmöglich)
    1. Vorab Schulung der betroffenen Verwaltungsmitarbeiter
  5. Einführung der Hardware
    1. Schulungsveranstaltung für die neu gewählten Mitglieder im Stadtrat
    2. Endgültige Einführung mit Konstituierung des neuen Gemeinderates 2019

Bei der Einführung der Hard- und Software ist auf die rechtlichen Grundlagen laut DSGVO zu achten. Digitalisierung in Form eingescannter Unterlagen, welche per eMail versendet werden wäre sicher der einfachere Schritt, jedoch rechtlich wohl nicht zulässig.

 

Fazit

Durch die Nutzung neuer Möglichkeiten gehen wir nicht nur einen Schritt in die digitale Zukunft, sondern optimieren ein Stück weit die Arbeitsabläufe, auch wenn dies am Anfang ein Umlernen mit Mehraufwand bedeutet. Auch aus dem Aspekt des nachhaltigen Umweltschutzes leisten wir eine wichtige Vorbildfunktion.

Trotz eines Schrittes in die Digitale Zukunft verlieren wir niemanden, der nicht mit ins Digitale Zeitalter möchte.

 

Anlagen

In der Anlage findet sich zu einen ein detaillierter Bericht zur digitalen Gremienarbeit der Universitätsstadt Marburg, als Anhaltspunkt für die Verwaltung. Außerdem enthält der Bericht Erfahrungsberichte von Verwaltungen, welche bereits digital aufgestellt sind.

Des Weiteren ist eine kurze Information von LivingData zum Thema digitale Gremienarbeit beigefügt. Es handelt sich hierbei um den Partner unseres Rechenzentrums zu diesem Thema.



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